یک سیستم مدیریت پایگاه داده (DBMS) نوع خاصی از نرم افزار برای ایجاد، ذخیره سازی، سازمان دهی و دسترسی داده از پایگاه داده است. Microsoft Access یک DBMS برای سیستم های رومیزی است در حالی که DB2، پایگاه داده Oracle، و Microsoft SQL Server، DBMS هایی برای پردازنده های بزرگ و کامپیوترهای متوسط هستند. MySQL یک DBMS متن باز محبوب و Oracle Database Lite یک DBMS برای وسایل محاسباتی دستی کوچک است. همه این محصولات DBMS رابطه ای هستند که پایگاه داده رابطه ای را پشتیبانی می کنند.

DBMS به کاربر نهایی یا برنامه نویس در وظیفه فهمیدن این که حقیقتا داده ها کجا و چطور با جداسازی دیدگاه های فیزیکی و منطقی داده ذخیره شده اند، کمک می کند. دیدگاه منطقی، داده را به کاربران نهایی یا متخصصان حرفه ای که آن ها را ملاحظه می کنند، ارایه می دهد در حالی که دیدگاه فیزیکی چگونگی سازمان دهی و ساختاردهی داده روی رسانه ذخیره سازی فیزیکی مثل دیسک سخت را نشان می دهد.

نرم افزار مدیریت پایگاه داده، پایگاه داده فیزیکی را برای دیدهای منطقی مختلف مورد نیاز کاربران در دسترس قرار میدهد. برای نمونه، در پایگاه داده منابع انسانی (شکل زیر) یک کارشناس کارگزینی ممکن است به دیدگاهی با نام کارمند، شماره امنیت اجتماعی و پوشش بیمه سلامت نیاز داشته باشد. یک عضو بخش پرداخت حقوق ممکن است به داده ای مثل نام کارمند، شماره امنیت اجتماعی، پرداخت ناخالص و پرداخت خالص نیاز داشته باشد. داده برای همه این دیدها در پایگاه داده واحدی ذخیره می شود که می تواند با سازماندهی به آسانی مدیریت شود.

قابلیت های سیستم های مدیریت پایگاه داده

یک DBMS شامل قابلیت ها و ابزارهایی برای سازماندهی، مدیریت و دسترسی به داده در پایگاه داده می باشد که مهمترین آنها قابلیت تعریف داده و زبان دستکاری داده است. DBMS قابلیت تعریف داده را برای تعیین ساختار محتوای پایگاه داده دارد و برای ایجاد جداول پایگاه داده و تعریف خصوصیات فیلدها در هر جدول استفاده می شود. این اطلاعات در مورد پایگاه داده در یک فرهنگ داده مستندسازی می شود.

یک فرهنگ داده یک فایل دستی یا خودکار است که تعاریف عناصر داده و خصوصیات آن ها را ذخیره می کند. Microsoft Access قابلیت فرهنگ داده ابتدایی را دارد که اطلاعات لازم را در مورد نام، توضیح یا تصیف، اندازه، نوع، فرمت و دیگر خصوصیات هر فیلد در یک جدول مشخص می کند.

فرهنگ داده ها برای پایگاه های داده سازمانی بزرگ اطلاعات اضافی مانند کاربرد، مالکیت (کسی که در سازمان مسئول نگهداری داده است)، دسترسی، امنیت و افراد، کارکردهای کسب و کار، برنامه ها و گزارشاتی را که هر عنصر داده استفاده می کند، می گیرند.

پرس و جو و گزارش گیری

DBMS شامل ابزارهایی برای دسترسی و دستکاری اطلاعات در پایگاه داده می باشد. اغلب DBMS ها یک زبان ویژه را که زبان دستکاری داده نامیده می شود، برای اضافه کردن، حذف کردن، تغییر دادن و بازیابی داده در پایگاه داده دارند. این زبان شامل دستوراتی است که استخراج داده از پایگاه داده را برای کسب اطلاعات مورد نیاز و توسعه برنامه های کاربردی برای کاربران نهایی و متخصصان برنامه نویس امکان پذیر می سازد. امروزه مهمترین زبان دستکاری داده، زبان پرس و جوی ساخت یافته یا SQL است.

کاربران DBMS برای کامپیوترهای بزرگ و متوسط مثل DB2، Oracle، SQL Server همگی از SQL برای بازیابی اطلاعات مورد نیاز از پایگاه داده استفاده می کنند. Microsoft Access هم از SQL استفاده می کند، اما مجموعه ابزارهای کاربرپسندخود را برای پرس و جو و سازماندهی داده از پایگاه داده ها به گزارشات مناسب فراهم می کند.

Microsoft Access قابلیت هایی دارد که به کاربران برای ایجاد پرس و جو با تعیین جداول و فیلدها کمک میکند و سپس ردیف ها را از پایگاه داده ای که معیار مشخصی دارد انتخاب می کند. این عملیات در بازگشت به دستورات SQL ترجمه می شود.

DBMS قابلیت هایی برای تولید گزارش دارد که طبق آن داده مورد نظر می تواند به فرمت مناسب تر و ساخت یافته تر از آنچه که با پرس و جو ممکن است، نشان داده می شود. Crystal Report یک ابزار محبوب و مشهور تولید گزارش برای DBMS موسسات بزرگ است، اگر چه همراه با  Microsoft Accessهم به کار می رود.

Microsoft Access هم چنین قابلیت هایی برای توسعه برنامه های کاربردی سیستمی رومیزی دارد. این ابزارها شامل صفحات ورود داده، گزارشات و توسعه منطقی برای پردازش تراکنش ها می باشد. این قابلیت ها اصولا توسط متخصصان سیستم های اطلاعاتی استفاده می شوند.